Gestión y organización

En un contexto de constante cambio tecnológico y social, en mendesaltaren abrazamos la impredecibilidad. Esto se refleja en una estructura organizativa no tradicional, basada en la transparencia, la flexibilidad, la eficiencia y la mejora continua: es lo que denominamos operativa antifrágil.

La transparencia dentro de una organización fomenta una comunicación más ágil y precisa entre los equipos y los clientes acerca de las tendencias del mercado, con la que identificamos rápidamente las oportunidades y los riesgos emergentes. A su vez, la flexibilidad nos permite adaptarnos a estos cambios, huyendo de estructuras jerárquicas y burocráticas y fomentando la apertura y la experimentación.
Para poder mantener un ritmo ágil en el desarrollo de productos, nos planteamos constantemente cómo optimizar la eficiencia de los procesos internos y aumentar la calidad del trabajo, apoyándonos en espacios de intercambio en los que convertir el conocimiento individual en colectivo. En resumen, una estructura organizativa antifrágil nos permite hacer más y mejor de manera sostenida.

1. Estructura

La estructura del estudio se basa en tres pilares interconectados: el Área Productiva, el Área Operativa y las Áreas Satélites.

Área Productiva:

Compuesta por equipos de diseño de productos, branding y sistemas de diseño, el Área Productiva es el corazón creativo del estudio. Está compuesta por tres subáreas:

1. Product Design: integrada por diseñadores encargados de conceptualizar y diseñar productos atractivos y centrados en la experiencia del usuario.
2. Branding/Visual: trabaja en la construcción de marcas sólidas y coherentes, creando y manteniendo la identidad visual de nuestros proyectos y del estudio.
3. Sistemas y operaciones de diseño: establece principios y componentes de diseño reutilizables, que agilizan los procesos y mantienen la consistencia en nuestros diseños.

Área Operativa:

Son los equipos responsables de la gestión y organización del estudio, con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y la satisfacción de los clientes. Está compuesto por diferentes roles:

1. Head of Design: supervisa y guía a los equipos de diseño, estableciendo la visión estratégica y creativa del estudio.
2. Head of People: gestiona la selección, capacitación y desarrollo de carrera de los miembros del equipo, y junto a la Head of Design, asigna los proyectos.
3. Operations: supervisan los recursos necesarios para el desarrollo de los proyectos y la optimización de los procesos internos para garantizar la eficiencia.
4. Projects & Accounts Management: son los responsables de la gestión de proyectos y comunicación con clientes, conectando el Área Productiva y los procesos operativos.
5. Finanzas y Administración: se ocupan de la gestión financiera y administrativa, desde la facturación y pagos hasta los procesos legales de la empresa.

Áreas Satélites:

Complementan nuestra operativa y contribuyen a la cohesión del equipo, desarrollando la cultura de producto que compartimos. Algunas de estas áreas son:

1. Cultura: fomenta los valores, principios e identidad del estudio, asegurando un ambiente de trabajo positivo y creativo.
2. Comunicación: asegura una comunicación efectiva y coherente tanto externamente como entre los miembros del equipo.
3. Comunidad: fortalece nuestras relaciones con la comunidad creativa a través de eventos donde intercambiar conocimientos y experiencias.
4. Formación: promueve el aprendizaje continuo del equipo, facilitando una cuota para formación propia y mediante talleres y cursos de habilidades técnicas.

2. Modelo organizativo

Bajo nuestro modelo de gestión del tiempo, cada perfil del Área Productiva dedica un 85% de su tiempo a tareas relacionadas con su actividad de trabajo principal, y un 15% a actividades internas, como la Demo semanal, formación o comunidad. Cada miembro del equipo es responsable de autogestionar su tiempo de manera efectiva y reportarlo a través de la herramienta Airtable.

Con los datos registrados alimentamos nuestro propio Dashboard de Dedicación y Rentabilidad. En el DDR podemos conocer el status, la rentabilidad y otros datos relevantes de cada proyecto, lo que nos permite optimizar los procesos del equipo de Account Management y respaldar la estrategia de negocio. Además, nos informa sobre la ocupación del equipo, con lo que podemos corregir proyecciones para alcanzar objetivos y estimar mejor futuros proyectos.

Rituales:

Para tener una visión holística del estado de la compañía, nos apoyamos en un conjunto de reuniones dedicadas a abordar aspectos claves.

1. Sesión de estrategia y desarrollo de negocio: esta reunión de media hora, con la que arrancamos cada semana, es liderada por la Head of Finance y participan los representantes del Área Operativa. En ella se evalúan el estado financiero de la compañía, las propuestas y conversaciones de negocio en curso, se identifican oportunidades de crecimiento y se definen los pasos clave para alcanzar nuestros objetivos estratégicos.
2. Sesión operativa (Level 10): estructurada bajo la Metodología de ESO Level 10, en esta sesión revisamos los procesos operativos, identificamos áreas de mejora y buscamos optimizar nuestra eficiencia. Tiene una duración de entre 60 a 90 minutos, es liderada por la Project Manager y asisten el CEO y los representantes de Ventas, Finanzas, Diseño, Personas y Operaciones, también llamado equipo core.
3. Planning: a esta sesión, de 30 minutos todos los lunes, asisten los equipos de Diseño, Operaciones, Project Management y el CEO y los socios. Con ella se busca por un lado organizar y priorizar las tareas y proyectos de la semana, y por otro poner en conjunto las labores de todas las áreas y equipos.
4. Leads: de una hora de duración los lunes, en esta sesión liderada por la Head of People y a la que asisten los Leads de Diseño, Head of Design, Accounts y socios se busca fomentar la colaboración entre los Leads Designers y tomar decisiones tácticas sobre los proyectos y los equipos según las necesidades que puedan surgir.

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5. Formación Leads: a esta sesión de los miércoles acuden los Leads y los socios, y sirve para formar a los Leads a través de revisión de proyectos, iniciativas para la mejora de procesos, revisiones de personas del equipo, entre otros formatos.

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6. Demo: la Demo, con la que cerramos la semana la última hora de los viernes, consiste en diversas actividades con las que se busca fortalecer la cultura del estudio. Pueden ser presentaciones de proyectos para clientes, formaciones técnicas, temas de inspiración o tendencias, incluso actividades lúdicas para fomentar la creatividad.

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7. All hands: realizada trimestralmente, en ella se comparte con todo el equipo un estatus de los logros a nivel financiero, de equipo, de proyectos y operativos, así como los desafíos y la visión de la empresa para el siguiente trimestre, que sirve para actualizar la estrategia empresarial.

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8. Summit: es el evento presencial de mayor envergadura del estudio y hay dos ediciones al año, en verano y en invierno. En cada Summit se reúnen los equipos de las tres empresas del Grupo Modulor: mendesaltaren, minimumrun y nocodehackers. Durante una jornada de trabajo completa, se visibiliza el estatus de cierre anual de las tres empresas y sus objetivos para el año siguiente, y sirve también para integrar a sus compañeros en un espacio distendido.
   
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Modelos de proyectos:

Según las necesidades que puedan tener los clientes, en el estudio ofrecemos distintos modelos de proyecto:

1. Ongoing (Continuo): trabajamos de forma prolongada en el desarrollo y mejora del producto del cliente, brindando un soporte continuo.
2. One Shot (Inicio y Fin): una colaboración específica y puntual para alcanzar objetivos concretos dentro de un marco temporal determinado.
3. Proyectos Internos: también realizamos proyectos internos para explorar nuevas ideas, desarrollar prototipos y experimentar con nuevas tecnologías.

Facturación:

Nuestra política de facturación está diseñada para ofrecer opciones flexibles a nuestros clientes:

1. Cerrada: se establece una tarifa global que cubre todos los servicios y entregables requeridos, independientemente de la cantidad de horas o recursos invertidos.
2. Por entregables: se establecen hitos o entregables específicos y se factura en función de su finalización. Es adecuada para proyectos con objetivos claros y entregas bien definidas.
3. Por horas: se factura en función de las horas dedicadas al proyecto. Permite una mayor adaptabilidad, por lo que se ajusta a proyectos donde los requisitos y el alcance pueden variar.

4. Bolsa de horas contratadas: esta opción flexible permite que el cliente gestione el uso de las horas según sus necesidades en las diferentes etapas del proyecto.

3. Gestión de Proyectos

La gestión de cada proyecto en el estudio se planifica cuidadosamente en diferentes fases y pasos clave:

1. Cierre de la venta y activación del contrato:

El Business Developer, junto con los socios, Head of Design y Leads especializados en el área de negocio del cliente, realizan una evaluación del tiempo y equipo necesarios para la ejecución del proyecto y presentan una propuesta económica. Una vez aceptada, Ventas informa a Finanzas, que redacta y envía el contrato al cliente para revisión y firma. Durante todo este proceso, Ventas, Head of Design y Head of People se comunican para asignar los talentos más idóneos a cada proyecto.

2. Arranque del proyecto:

Estos son los pasos que seguimos en esta fase:

1. Definición de equipo: Head of Design y Head of People asignan un Lead y un equipo para el desarrollo del proyecto, y un Account Manager para la comunicación con el cliente, seguimiento de la rentabilidad y gestión administrativa.

2. Setup: Ventas y Head of Design comparten con el Lead y el Account Manager la propuesta enviada al cliente y las estimaciones económicas. Con ello, el Account Manager creará la hoja de proyecto y recopilará toda la información necesaria en las herramientas Notion y Airtable.

3. Pre-Kickoff: antes de la reunión con el cliente, Ventas, el Account Manager y el equipo asignado al proyecto se reúnen para obtener contexto del proyecto y alinearse.

4. Kickoff: el equipo se reúne con el cliente para establecer los primeros pasos a seguir, acordar las reuniones de seguimiento y establecer los canales de comunicación.

5. Canales de comunicación: el Account Manager abre dos canales en Slack, la plataforma de comunicación que utilizamos: un canal interno, #proj-nombredelproyecto, para los miembros del equipo asignados al proyecto; y un canal compartido, #pro-nombredelproyecto-shared, donde se invita al cliente para mantener una comunicación fluida con él.

3. Delivery y seguimiento del proyecto:

Mientras el equipo de diseño trabaja en el desarrollo del proyecto según las directrices establecidas en el kick-off y en las reuniones de seguimiento con el cliente, el Account Manager sigue el estado del proyecto con el Lead y revisa su rentabilidad.

4. Cierre del proyecto:

Estos son los pasos que seguimos en esta fase:

1. Entrega final: el Lead notifica al cliente sobre el cierre del proyecto y comparte los entregables finales, informando también a Finanzas y al Account Manager.

2. Acta de cierre de proyecto: el Account Manager redacta un Acta con los detalles sobre la duración, los hitos alcanzados y los entregables.

3. Feedback: el Account Manager pide información al cliente sobre su experiencia mediante una llamada telefónica o un formulario online.

4. Cierre de contrato y facturación: una vez verificados los datos con los responsables del proyecto, Finanzas envía la factura de cierre al cliente.

4. Comunicación con colaboradores

Cuando requerimos los servicios de colaboradores externos, ponemos mucho cuidado en nuestras comunicaciones con ellos. Estos son algunos puntos sobre cómo la gestionamos:

1. Canales: buscamos una comunicación igualitaria y unificada, independientemente del tipo de colaborador. Para ello usamos tanto un canal de comunicación interno activo, Slack, que nos permite resolver dudas, coordinar actividades y seguir proyectos en tiempo real y de manera fluida y eficiente, como otros compartidos externos, como Gmail o el propio Slack, donde mantenemos a nuestros colaboradores alineados con el cliente.
2. Confidencialidad y protección: antes de iniciar cualquier proyecto, requerimos que nuestros colaboradores firmen un Acuerdo de No Divulgación (NDA), que salvaguarda la privacidad de los detalles del proyecto y la propiedad intelectual involucrada.
3. Contrato de servicios: para establecer desde el principio unas bases compartidas de expectativas y objetivos, redactamos un contrato personalizado donde se definen los roles, responsabilidades, plazos, entregables y presupuesto.

4. Cuidamos la relación: creemos en el valor de las relaciones sólidas y a largo plazo. Por ello nos esforzamos por entender sus necesidades y metas para cultivar una relación basada en la transparencia y el respeto mutuo.

5. Búsqueda de calidad constante: fomentamos el intercambio de retroalimentación constructiva y alentamos la comunicación abierta sobre cualquier aspecto que pueda mejorar la experiencia o los resultados.

6. Resolución de problemas: mantenemos la comunicación siempre abierta ante los desafíos que puedan surgir para buscar soluciones conjuntas.

El éxito de un estudio de diseño de productos digitales depende en gran medida de su capacidad para organizar eficientemente sus recursos y procesos. Nuestro enfoque en la gestión del tiempo, el uso de herramientas de seguimiento y métricas, y nuestro framework operativo nos permiten optimizar nuestras operaciones y ofrecer resultados a nuestros clientes.